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Lunes de nuevo, va el año que jode.(Esa frase la dice el padre de una amiga mía todos los años, en la comida de año nuevo).¿Cómo va todo por ahí, ? Mejor ni comentamos el panorama, que da miedito.Me meto en materia.La semana pasada hablé del desbordamiento, esa situación que se presenta en una industria o establecimiento en un momento de mucho trabajo, poco personal o por cualquier otro asunto, que hace que no podamos llegar a todo. Por tanto, se dejan de hacer determinadas tareas para centrarnos sólo en sacar adelante la producción. Lo contraponía al descontrol, qué es la forma de funcionar en industrias donde la plantilla no tiene claras sus funciones. En las primeras se asume un riesgo controlado. En las segundas cobra sentido eso de caminar por el filo de la navaja. Ninguna de las dos situaciones debe dejarse sin analizar. La segunda, la del descontrol, es fácil. La dirección no está asumiendo su responsabilidad. "No, es que mis trabajadores no quieren currar"... ni esque ni esca. No estás haciendo lo que tienes que hacer como propietario de la empresa. Punto. Analizado. Así que vamos a seguir con las otras empresas, las que puntualmente dejan de hacer cosas. Recibí algunas respuestas muy interesantes al
respecto, tanto de operadores como de gente que se dedica a lo mismo que yo. Gracias, de verdad que me pone muy contenta leeros🤗 Tanto unos como otros me habéis comentado esos momentos de agonía. Son muy normales, pero vamos a hurgar ahí un poco. Lo primero vamos a diferenciar entre dos tipos de acciones cuando hay una incidencia:- Corrección: acción instantánea que se toma cuando algo falla. ¿Se estropea una cámara? Saco todo y lo meto en otra. Ahora, rapidito, para no perder el frio. ¿Nos llega una partida de materia prima sin refrigerar? la devolvemos al proveedor.
- Acción correctiva: acción encaminada a averiguar por qué ocurren esos fallos y evitar que vuelvan a suceder. Es decir, un fallo puntual puede ser algo casual, pero, si sucede con cierta frecuencia, debemos pararnos a estudiar qué está pasando y cómo podemos evitar que vuelva a suceder. Si la cámara renquea cada 3 semanas, quizá haya que hacer algo más que descongelar y que vuelva a arrancar.
En ambos casos hablamos de acciones reactivas, las ponemos en marcha cuando hay alguna movida. Las primeras para salir del paso en ese momento, las segundas para evitar su recurrencia.
Vuelvo a esto enseguida.
Todo lo que estoy diciendo hay que describirlo en el Manual de Autocontrol: si pasa esto, hacemos esto.
Pero además, como los problemas son de sobra conocidos, nos vamos a adelantar a los acontecimientos: si tienes un "bodas, banquetes, comuniones" y en temporada alta tienes miles de euros en materias primas, te interesa hacer algo para que una cámara no se pare inesperadamente. Por ejemplo, avisando a una empresa de mantenimiento que venga a hacer un repaso dos veces al año.
A este tipo de acciones se le llaman MEDIDAS PREVENTIVAS y son una inversión, no un gasto (gasto sería tirar mil euros de materia prima por mal funcionamiento durante los 3 días de cierre).
Otro tipo de inversiones interesantes: dispositivos de alarma que avisen de un fallo o un rebase de los límites establecidos en cámaras, pasteurizadoras, cloradores, etc. La tecnología de este tipo no hace menos artesanal un proceso, en especial si la motivación es no perder pasta y obtener un producto seguro.
En vez de ser solo reactivos, estamos siendo proactivos. Verdadero autocontrol.
Pregúntate por qué
Hay una herramienta poderosa para llegar a conclusiones cuando se presentan incidencias: preguntarse "por qué" ha pasado esto. Cuando tengas la respuesta, te vuelves a preguntar por qué otra vez. Esto hay que repetirlo varias veces (los listos a esto lo llaman iterar)- Por qué ha pasado esto: por x
- Por qué ha pasado x: por y
- Por qué ha pasado y: por z
- ....
Y así hasta llegar a la causa raíz del problema.
Si estás pensando que menuda chorrada, te diré que esto no me lo he inventado yo, sino el fundador de Toyota allá por los años 50. Que está todo inventado ya. Esta es una de las herramientas de eso llamado Lean Manufacturing (método de organización del trabajo que se centra en la mejora continua o Kaizen)
Este sistema no es para encontrar a quién echarle la culpa, ojo. Debemos llegar a una conclusión que nos permita no solo mejorar, sino evitar repeticiones de los mismo fallos. En general, haciéndonos preguntas, vamos a encontrar un fallo en un proceso o la inexistencia del mismo.
Evidentemente esto no podemos hacerlo en el fragor de la batalla, es como intentar reñir a sobrino número dos en mitad de una rabieta. No sirve, solo tendrás ganas de darle un tortazo al nuevo, fijo.
Vamos con un ejemplo:
- Todas las semanas un proveedor me cuela materia prima que no cumple las especificaciones pactadas.
- La pregunta interesante sería ¿por qué me la cuela? No te quedes solo en la respuesta fácil, que es la jetez del proveedor. Mira hacia dentro, no hacia fuera.
- Mirando hacia dentro, te das cuenta de que la materia prima llega y se mete en la cámara sin revisar. ¿Por qué? Porque llega en un momento de mucho trajin en la cocina y estamos todos a tope. Volvemos a mirar hacia dentro, que va a ser más fácil que intentar que el repartidor vaya a otra hora.
- ¿Por qué cuando hay mucho trajin no se recepcionan* las
partidas? Porque no se ha designado a nadie específico para que pare lo que está haciendo y se dedique a ello exclusivamente cuando llega un repartidor.
Para mí esto es un proceso roto o insuficientemente implantado. Si en el plan de control de proveedores tenemos un procedimiento para comprobar las especificaciones de compra y de control del proveedor, si no se lleva a cabo, vamos a perder pasta e incluso comprometer nuestro deber con la seguridad alimentaria.
Por tanto, además de evitar a ese proveedor como si fuese un murciélago infectado, debemos asignarle esa función a alguien dentro de la empresa para que en el momento de recibir una partida, deje unos
minutos todo lo que está haciendo y se ocupe de revisarlo y anotarlo todo. Aunque estemos a tope.
¿Qué no se puede? Pues un procedimiento de mínimos. Alguien que lo tenga todo muy claro y que sea capaz de detectar si todo está en orden de un vistazo, que se encargue de recepcionar. Luego ya se rellenan los registros o lo que sea. Pero las partidas hay que devolverlas de inmediato.
Es un ejemplo un poco básico, pero si buscas en internet hay multitud de ejemplos de esta técnica para llegar a la causa raíz de un problema recurrente. Vas a llegar a conclusiones que te hagan realizar una reestructuración de horarios, una montar una actividad formativa específica, tener por escrito y a la vista
un procedimiento, un sistema de "padrinos" cuando entra alguien nuevo en momentos de alta intensidad de trabajo. Recuerda mirar siempre hacia dentro, es donde está la clave de la mejora continua. Llegar hasta el final en los procesos, asignar todas las tareas por pequeñas que sean (al final un proceso es una suma de tareas o acciones) es fundamental para el buen funcionamiento de un equipo, de una empresa.
Mirando hacia dentro, la responsabilidad no está fuera.
La
semana que viene voy a seguir con esto de las tareas y las funciones.
Cuéntame qué te parece todo esto. Que parece muy obvio, pero hay cantidad de sitios en los que las incidencias se repiten una y otra vez pero nadie toma cartas en el asunto, dejando que todo funcione con una inercia perniciosa.
*Recepcionar es un verbo que me espanta, se usa en fútbol y me parecía muy mal utilizado e incluso, inventado. Se considera un neologismo pero recepcionar significa justo lo que he puesto, recibir materias primas Y VERIFICAR SU ESTADO. O sea, el portero no recepciona el balón, lo que yo decía. Lo atrapa o lo que sea.
El lunes que viene, más.
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Patricia.
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